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入社退社手続きチェックリスト| 必要書類のテンプレ・提出先まとめ

この記事の内容は以下のとおりです(詳細は目次参照)

  • 社員が入社・退社した際の手続きのチェックリスト
  • 各手続きの詳細。入手先、テンプレ、提出先
  • 入社退社手続きを効率化できるシステム・外注先

入社・退社時の煩雑な手続きの内容を1記事にまとめましたので、これから作業をされる方は是非ご活用ください。

【事業主・労務担当者が行う入社手続きチェックリスト ※入社日まで】

□ 内定通知書(採用内定通知書)

□ 労働条件通知書

□ 社員情報登録

□ 勤怠管理システム導入(なければ)

□ 入社誓約書

□ 機密保持に関する誓約書

□ 身元保証書(任意)

【事業主・労務担当者が行う入社手続きチェックリスト ※入社日以降】

□ 労働者名簿の作成・追記

□ 賃金台帳の作成

□ 扶養者(異動)届

□ 所得税の手続き

□ 住民税の手続き

□ マイナンバーを教えてもらう

□ 社会保険への加入手続き

□ 労働保険への加入手続き

【事業主・労務担当者が行う退社手続きチェックリスト】

□ 退職願・退職届をもらう

□ 退職者に渡す書類の用意

□ 機密保持に関する誓約書

□ 備品や資料、保険証の回収

□ 退職金の用意(ある場合は)

□ 社会保険の資格喪失手続き

□ 雇用保険の資格喪失手続き

□ 住民税の手続き

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現場の声

入社退社のためにやらなければいけないこと、結構多いな…

頑張っても売上が増えるわけでもないのに…

 
編集部

最初は面倒に感じるかもしれませんが、これらの手続きをきちんとできるようになっておけば、従業員とのトラブルや、給与・保険料・税金の計算ミスなどを回避できます。これらの手続きに不備があると二重で作業をしたり、遅延損害金のようなお金が発生したりすることも。

入社手続きを社労士に相談・外注する理由は次の3つです。

社労士は人事労務の専門知識を持つ職業なので相談先として適している

・入社退社(人事労務関連)手続きの一部は社労士しか代理できない

・相談だけの顧問契約でも手続きミスの心配を軽減できる

社労士法人TSC(CACグループ)は、入社退社手続きの中でも特に手間がかかる給与計算や社会保険手続きなど、経営者からの要望が多い業務を一年無料で提供しています。社労士が代理できない入社退社手続きについても相談できるので、不明点が発生したタイミングでいつでもすぐに相談をして解決できます。詳細が気になった方は以下よりお気軽にお申し込みください

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目次

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雇用関係の相談・手続きは、社労士に任せましょう。必要事項を選択してお問合せいただくと、あなたのお悩みに合わせて最大5人のプロから、ご提案とお見積もりが届きます。(3分程度でお申し込みいただけます)

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事業主・労務担当者が行う入社手続きチェックリスト【入社日までに行う手続き】

□ 内定通知書(採用内定通知書)

□ 労働条件通知書

□ 社員情報登録

□ 勤怠管理システム導入(なければ)

□ 入社誓約書

□ 機密保持に関する誓約書

□ 身元保証書(任意)

以下、各手続きの詳細をご案内します。

内定通知書(採用内定通知書)

内定通知書は、内定が決定した応募者に対して送付される書類です。内定者が署名・捺印をして返送をすることで、内定の合意が形成されます。通常は面接結果が出た後に発行され、採用の事実を伝えるとともに、以下の点を記載します。

  • 日付
  • 企業名
  • 代表取締役の氏名
  • 内定の通知
  • 内定取消事由
  • 入社年月日
  • 同封書類の内容説明
  • 提出が必要な書類の説明
  • 連絡先

労働条件通知書

労働条件通知書は、労働者への労働条件の詳細を通知するための文書です。就業規則に基づく労働時間、休憩時間、休日、給与の計算方法など、具体的な労働条件が明示されています。

厚生労働省が労働条件通知書のテンプレをネット上で公開しているので、以下を確認し内容に不足がなければそのまま使うのもいいでしょう。

サンプル:一般労働者用モデル労働条件通知書(常用、有期雇用型)|厚生労働省

サンプル:労働条件通知書

社員情報登録

社員情報登録とは、新入社員の個人情報(氏名、住所、連絡先、緊急連絡先等)を企業の人事・給与システムに登録する作業を指します。これにより、労働者の管理や連絡、給与計算などが可能になります。

(なければ)勤怠管理システム導入

勤怠管理システムは、新入社員の出勤・退勤時間を正確に把握し、労働時間を管理するために必要です。初めて人を雇用する方はまだ導入されていないかと思いますので、採用した方が出勤される前に登録しておきましょう。

勤怠管理システムを選ぶ際は、給与計算と連動するシステムを選ぶと、人事や経理の業務負担を軽減できます。

勤怠管理システムをこれから選ぶ方は以下もぜひご参考ください

【2023年最新】クラウド勤怠管理システム23社の料金・機能比較|失敗例に学ぶ選び方

初めて人を雇うときのやることリスト|手続き・費用相場・助成金etc…

入社誓約書

入社誓約書は新入社員に対して、企業の規則や方針を遵守し、指定された業務を誠実に遂行することを誓約させるための文書です。遵守すべき事項や違反時の処罰についても記載されています。

サンプル:入社承諾・誓約書|リクルート

機密保持に関する誓約書

機密保持誓約書は、新入社員に対して企業の機密情報を外部に漏洩しないことを誓約させるための文書です。具体的な機密情報の定義や、漏洩した場合の法的責任等についても記載されています。

身元保証書(任意)

身元保証書は、新入社員の身元を保証する人物から提出される文書で、特に新入社員が未成年者や外国籍の場合などに必要とされることがあります。

事業主・労務担当者が行う入社手続きチェックリスト【入社日以降に行う手続き】

□ 労働者名簿の作成・追記

□ 賃金台帳の作成

□ 扶養者(異動)届

□ 所得税の手続き

□ 住民税の手続き

□ マイナンバーを教えてもらう

□ 社会保険への加入手続き

□ 労働保険への加入手続き

以下、各手続きの詳細をご案内します。

労働者名簿の作成・追記

労働者名簿は、企業が雇用する全ての労働者の詳細情報を記録したリストです。労働基準法により作成と保管が義務付けられています。新入社員の情報を追加しましょう。

記載が義務付けられている項目は以下のとおりです。

(1)労働者の氏名

(2)生年月日

(3)履歴

(4)性別

(5)住所

(6)従事する業務の種類

(7)雇入れの年月日

(8)退職の年月日及びその事由(解雇の場合はその理由)

(9)死亡の年月日及びその原因

引用元:愛媛労働局

従業員の人数が少ない場合はエクセルやスプレッドシートを使ってもひとまず大丈夫です。

従業員が増えてきたら、労務管理システムを使うと従業員情報の一元管理ができて便利です。

【企業規模別】クラウド労務管理システム19社比較|機能・選び方・費用

労務管理システムは勤怠管理や給与計算のシステムと連携している場合があります。連携している場合は最初から労務管理システムを使った方が管理が煩雑にならないのでおすすめです。

賃金台帳の作成

賃金台帳は、新入社員の給与計算に必要な情報を記録・管理するための台帳です。労働基準法により、作成と保管が義務付けられています。事業所ごとに作成する必要があります

(1)賃金計算の基礎となる事項

(2)賃金の額

(3)氏名

(4)性別

(5)賃金計算期間

(6)労働日数

(7)労働時間数

(8)時間外労働、休日労働及び深夜労働の労働時間数

(9)基本給、手当その他賃金の種類ごとにその金額

(10)労使協定により賃金の一部を控除した場合はその額

引用元:愛媛労働局

テンプレ:賃金台帳|厚生労働省

扶養者(異動)届

扶養者届けは、新入社員が扶養している家族の情報を提出するための文書です。この情報は、所得税や住民税、社会保険料の計算に使用されます。不要する家族がいない場合は提出不要です。

入手先
家族を被扶養者にするとき、被扶養者となっている家族に異動があったとき、被扶養者の届出事項に変更があったとき|日本年金機構
提出先:日本年金機構

所得税の手続き

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を提出してもらい、源泉徴収簿を作成します。

住民税の手続き

採用者に前年の所得がなければその年の5月末まで住民税はかかりません。

採用者に所得がある場合は、給与から住民税を天引きして雇用主が納税をします(特別徴収)。この場合は、特別徴収にかかる給与所得者異動届出書を市区町村に提出します。

マイナンバーを教えてもらう

社会保険や労働保険の手続きをするためにマイナンバーが必要です。マイナンバーを求める際は、利用目的を必ず伝えましょう。

社会保険への加入手続き

新入社員を健康保険や厚生年金保険に加入させるための手続きを行います。

社会保険の加入義務が発生してから5日以内に、以下の書類を事務センターまたは管轄の年金事務所に提出します。

  • 健康保険・厚生年金保険 新規適用届
  • 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届

入手先:

事業所を設立し、健康保険・厚生年金保険の適用を受けようとするとき:日本年金機構

主な届書様式の一覧:日本年金機構

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労働保険への加入手続き

労働保険とは、労働者が働く上でのリスク(労働災害や失業等)を補償するための保険制度で、新入社員を労働者災害補償保険と雇用保険に加入させる手続きを行います。

  • 保険関係成立届、概算保険料申告書
  • 雇用保険適用事業所設置届、雇用保険被保険者資格取得届

提出先:所轄の公共職業安定所

電子申請をすると楽なので、以下のサイトを参考にぜひ挑戦してみてください。

労働保険の電子申請について詳しく説明した厚生労働省の特設サイトのトップページです。…

事業主・労務担当者が行う退社手続きチェックリスト

□ 退職願・退職届をもらう

□ 退職者に渡す書類の用意

□ 機密保持に関する誓約書

□ 備品や資料、保険証の回収

□ 退職金の用意(ある場合は)

□ 社会保険の資格喪失手続き

□ 雇用保険の資格喪失手続き

□ 住民税の手続き

退職願・退職届をもらう

退職を希望する社員から退職願または退職届を受け取ります。これにより、退職の意思が明確になり、退職手続きを進めることができます。

退職者に渡す書類の用意

退職者に渡さなければいけない書類は以下のとおりです。

  • 離職票:労働者が離職した際に、離職の事実を証明するための書類。再就職の際や失業保険の申請の際に必要となる。雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出する際に離職票をもらいましょう。
  • 退職証明書:労働者が退職した事実を証明する書類。退職者本人が新たな仕事を探す際や、各種手続きで必要となることがある。
  • 源泉徴収票:給与から所得税を源泉徴収した際の証明書。給与収入の証明や税務申告の際に使用される。
  • 雇用保険被保険者証:雇用保険に加入していることを証明する書類。雇用保険の各種手続きや失業保険の申請の際に必要となる。
  • 健康保険資格喪失証明書:健康保険から離脱した際に、資格喪失の事実を証明するための書類。再就職時や新たな保険の加入手続きの際に提出が求められることがある。

機密保持に関する誓約書

退職する社員に対して、退職後も企業の機密情報を保持し、外部に漏らさないことを再確認するための誓約書を提出させます。

備品や資料、保険証の回収

退職する社員が企業から提供された備品や資料を全て返却することを確認します。これには、パソコンや携帯電話、キーカード、書類などが含まれます。

(ある場合は)退職金の用意

退職金が規定されている場合は、その支払いを準備します。支払いのタイミングや金額は、就業規則や個別の契約によります。

社会保険の資格喪失手続き

退職により、社員の社会保険の資格が喪失するため、事実発生から5日以内に手続きを行います。これにより、社会保険料の支払いが終了します。

入手元:従業員が退職、死亡したとき|日本年金機構

提出先:事務センターまたは管轄の年金事務所

雇用保険の資格喪失手続き

雇用保険も同様に、退職により資格が喪失するため、その手続きを行います。退職日の翌日から起算して10日以内に提出しましょう。提出時に「離職票-1 」「離職票-2 」が交付されるので、これを退職者に渡しましょう。

雇用保険被保険者喪失届に以下を添付して提出します。

  • 労働者名簿
  • タイムカード
  • 賃金台帳
  • 雇用契約書
  • 退職願・退職届

提出先:ハローワーク

住民税の手続き

従業員が退職した旨を自治体に伝えることで住民税の支払いが終了します。

退職月の翌月の10日までに、給与所得者異動届出書を提出しましょう。

各自治体のHPより給与所得者異動届出書を入手し、市区町村に提出しましょう。

入社退社手続きを効率的に終わらせるための人事労務システム・外注先おすすめ4つ

社員の入社・退社時にはいろいろな手続きをしなければいけないので正直煩雑に感じるかもしれません。書類の入手元を一応ご紹介しましたが、できれば労務管理システムを導入して書類を半自動で作成したり、従業員情報を一元管理したりした方が労務担当者の業務負担をかなり減らせるのでおすすめです。社内の人手が不足している場合は、外注も検討されるといいかもしれません。

以下、入社退社手続きを効率化するためのシステムと外注先をご紹介します。入社退社手続きに加えて、勤怠管理や給与計算も効率化できます。

人事・労務管理の外注(アウトソーシング)先13社比較|費用・サポート内容・特徴

【1年間無料】社会保険労務士法人TSC(相談・外注・システム)

項目

詳細情報

勤怠管理

勤怠管理システムあり

給与計算

給与明細システムあり

社労士による、専門性が高くミスのない給与計算

人事労務関連

人事労務コンサルあり。社労士に人事労務に関する幅広い問題について相談可能

入社退社手続き

効率的な業務フローを構築するための相談が可能。

必要書類、手続きに関する相談は可能だが、外注できない業務(社労士業務以外)もあるので要すり合わせ

その他

【会員限定】人事労務を円滑にする無料サービス多数

他システムとの連携

他士業の紹介や相談も可能

料金

対応可能手続きが多いため、お問い合わせよりご確認をお願いします。

無料トライアル

新規会員登録で1年間無料(無料対象業務詳細はこちら

カスタマイズ

柔軟に対応可能(契約前にすり合わせ可能)

サポート体制

専門家に相談し放題

セキュリティ対策

国際規格ISO27001認証、安全性が高いデータセンター設置、専用線・暗号化による情報漏洩対策

【ここがすごい!TSCが選ばれる6つのポイント】

  • 1年間無料で試せる社労士事務所は唯一無二。金銭的リスクなく外注を試せる
  • 入社退社手続きで法令違反にあたる対応をしてしまう心配を減らせる
  • 専門知識が必要な業務に関する相談がいつでも可能
  • 人事労務のルールや業務フロー構築に関する相談も可能
  • 毎年のように変更がある、法令改正にバッチリ対応可能
  • 半世紀以上の経験と信頼(グループ創業1965年、顧客契約数55,000件以上)
  • 全国対応可能(36の拠点がある)

ミスがなくて、効率的な業務フローを構築するのであれば、社労士に確認をお願いするのがベストです。

TSCは1年間無料トライアルを用意しているので、入社退社手続きを含む人事労務の相談・外注をお願いし放題。

民間のシステムや代行会社には社労士が在籍していないこともあるので、専門性の高い相談ができる点も社労士事務所を選ぶメリットです。

相談・外注、どちらも対応可能。

入社退社手続きについて不安がある方は、以下よりお気軽にお申し込みください。

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remoba労務(外注・システム)

項目詳細情報
勤怠管理機能勤怠データの集計、勤怠申請のリマインド、有給休暇のリマインド、残業アラート
給与計算機能月次給与計算、賞与計算、明細の発行・配布、年末調整の補助、住民税額の管理
人事労務関連機能入社手続き、退社手続き、人事マスタの管理・変更、社会保険事務の社労士とのやり取り、回収連絡など
入社退社手続き入社前の案内・情報収集、退職手続き
その他の機能社員向けストレスチェック、健康診断の案内、パワハラ外部窓口など
他システムとの連携マネーフォワード、freee、弥生、人事労務freee、SmartHR、MoneyForward給与、マイナンバー、勤怠、KING OF TIME、スマレジ、AKASHI、ジョブカン、HR Brain など
料金月間プラン: 200,000 円/月、年間プラン: 180,000 円/月、カスタムプラン: 要相談
無料トライアルお試しプラン利用可能
カスタマイズIPOに向けた労務体制構築、高度な労務体制構築と運用等のカスタムプラン
サポート体制Slack/chatwork/Microsoft teams等のチャットツール、またはメールによるコミュニケーション
セキュリティ対策クラウドストレージへの格納代行、データの共有方法の選択

Remoba労務は、勤怠管理から給与計算、入社手続き、退社手続きといった煩雑な業務を引き受ける労務の外注サービスです。また、社労士と連携して資料回収やコミュニケーションを幅広く対応し、労務管理システムとの連携で業務効率化を実現します。さらに、労務コスト削減や教育コスト削減にもつながり、退職や属人による業務上のリスクを排除します。業務効率化とリモートワークの促進を目指し、クラウドサービスを活用した資料回収・提出を行います。これにより従業員の負担を軽減し、会社全体の業務効率化に貢献します。

プロセスの可視化を実現するため、業務プロセスの可視化タスク管理ツールを使用し、タスク管理を行います。これにより、ミスや抜け漏れの防止と管理が容易になります。

Remoba労務は、様々なクラウドサービスと連携しています(例:マネーフォワード、freee、弥生、人事労務freee、SmartHRなど)。さらに、月間プランや年間プラン、カスタムプランなど複数の料金プランを提供し、企業のニーズに応じたサービスが利用できます。

Remoba労務は、労務業務をアウトソースすることで企業の業務効率化やリスク軽減を実現し、経営者や人事担当者が組織作りや採用、報酬設計などの付加価値の高い業務に集中できるようサポートします。

Remoba労務|勤怠管理・給与計算・入社退社手続きをまるごと外注月20万円~

freee人事労務(システム)

項目詳細情報
勤怠管理機能Webブラウザやモバイルアプリから勤怠登録。リアルタイム自動集計が可能。
給与計算機能収集した情報をそのまま給与計算に反映。従業員情報と勤怠データに基づいて自動給与計算。
人事労務関連機能給与計算、年末調整、マイナンバー管理
入社退社手続き【入社時に必要な書類】雇用契約書、労働条件通知書、内定通知書、入社時の誓約書、就業条件明示書、身元保証契約書、社会保険・雇用保険の加入手続き書類

【退社時に必要な書類】

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届、雇用保険被保険者資格喪失届、雇用保険被保険者離職証明書、給与支払報告、特別徴収にかかる給与所得者異動届出書、源泉徴収票

その他の機能法定三帳簿の自動作成・反映。人事情報の月ごとの履歴管理。
他システムとの連携SmartHR, オフィスステーション, IEYASU, LINE WORKS, slack, KING OF TIME, kincone, Touch On Time, RecoRe, ジョブカンなど
料金初期費用無料
無料トライアル提供している
カスタマイズ他社サービスとのデータ連携が可能
サポート体制サポートデスクでの問い合わせ対応(平日10:00-12:00, 13:00-18:00)
セキュリティ対策全情報・通信の暗号化、厳重なデータ保管、国際認証TRUSTe取得

freee人事労務は、入退社手続き、給与計算、年末調整、マイナンバー管理など、人事労務管理全体を効率化するオンラインシステムです。勤怠管理機能や給与計算機能、入社退社手続きなどを提供しており、無料トライアルが利用できます。また、他社サービスとのデータ連携が可能で、国際認証TRUSTeを取得し、最新のセキュリティ技術と高水準のシステム運用体制を実現しています。初期費用は無料で、人事労務管理の効率化を図れます。

jinjer人事労務(システム)

項目詳細情報
勤怠管理機能あり
給与計算機能あり
人事労務関連機能入社処理、組織管理、従業員管理、ロール管理、レポート
入社退社手続き入社前情報収集、情報自動反映、雇用契約書類作成
その他の機能ダッシュボード、項目カスタマイズ、システム連携
他システムとの連携勤怠、社保手続き、サーベイ、経費などのジンジャーサービスと連携
料金月額300円〜/人
無料トライアルあり
カスタマイズフォーマット作成、メールテンプレート
サポート体制専任サポート
セキュリティ対策働き方改革関連法への対応

入社処理を効率化できるのはもちろんのこと、人事労務を幅広く効率化できます。従業員がWeb上で情報を入力することで、人事担当者の負担が軽減されます。収集した情報は自動的に人事データベースに反映され、契約書の作成作業も削減できます。フォーマットとメールテンプレートはカスタマイズ可能で、回答状況も確認できます。また、システムは勤怠管理、社会保険手続き、サーベイ、経費などのジンジャーサービスと連携しています。無料トライアルが提供されており、専任サポートが利用できます。セキュリティ対策も万全で、働き方改革関連法に対応しています。

入社退社手続きのシステム・外注先4つのまとめ

入社退社手続きをする際の選択肢は3つ

  1. システムを導入して自力で対応する。勤怠管理や給与計算はシステムを使って行う
  2. 上記に加えて、社労士と相談顧問契約を結び、相談と最終確認だけを依頼する
  3. 入社退社手続きと、それに関連する労務手続きの一部または全部を外注する

今回ご案内した選択肢の特徴は…

  1. (相談・外注・システム)TSC:グループの歴史50年以上。人事労務のプロである社労士に入社退社手続きや人事労務に関する相談・外注ができる無料トライアル期間が1年とかなり長い
  2. (外注・システム)remoba労務:既存のシステムを使いつつオンラインワーカーに手続きを外注できる。人事労務の知識を持つ人材を変動費で使用できるので、担当者を雇用するよりもリスクが低い
  3. (システム)freee人事労務:入社退社手続きの書類を用意できるシステム。社内で対応されたい方はどうぞ
  4. (システム)jinjer人事労務:入社退社手続きに付随する業務も幅広く効率化できます。従業員人数がある程度増えてきて管理方法の見直しを検討されている方向け

入社退社手続きのうち社労士に依頼できる業務と費用相場

社労士に依頼できる業務と費用相場をお伝えします。

社労士に依頼できる入社退社手続きの内容

社労士は社会保険・労働保険の手続きを代理していることが多いですが、他の手続きについては社労士によって対応していたり、していなかったりします。社労士に依頼をする際は入社手続きのうち、どの手続きを依頼したいのかを箇条書きで送り、それぞれに対応しているかどうかを聞くといいでしょう。リストを作るのが面倒であれば、この記事をそのまま送ってそれぞれの業務への対応可否を聞いていただいても構いません。

Remoba労務のような、企業であれば入社退社手続きを幅広く代理している可能性が高いので、企業への依頼も前向きに検討するといいかもしれません。

入社退社手続きを社労士に依頼した場合の費用相場

入社退社手続きを社労士に依頼する際の費用相場は、業務内容や依頼する社労士の詳細によって異なります。社会保険・労働保険の手続き代理は1件あたり5,000円〜10,000円程度が相場とされています。ただし、これらの費用は目安であり、個別のケースや地域によって異なるため、事前に見積もりを取得して確認してください。

保険関連の手続き以外の業務については、事務所によって対応可否や料金体系がかなり異なるので見積もりをもらうことをお勧めします。

入社退社手続きを依頼する社労士を探す

各入社退社手続きに対応しているかどうかを1事務所ずつ確認するのはかなり大変です。

当サイトでは社労士費用の一括見積もりをしていますので、社労士への依頼を検討されている方はぜひお使いください。

以下の情報をフォームに記入いただくと、より正確な見積もりを得やすくなります。

  • 依頼したい業務の種類を箇条書きで
  • 従業員の人数

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入社手続きよくあるQ &Aこんなときはどうする?

以下、入社手続きをする際によくあるQ&Aをご紹介します。

入社手続き前に退職した場合の手続きはどうすればいい?

入社手続き前に新入社員が退職した場合、以下の手続きを行いましょう。

事実確認

新入社員からの退職の意思表示があった場合、まずその事実を確認しましょう。口頭やメールでの連絡があった場合、書面による確認を求めることが望ましいです。

内定取消

新入社員の退職意思が確認できたら、内定取消の手続きを行います。内定取消の通知書を作成し、新入社員に送付することで手続きが完了します。

書類の返却

すでに新入社員から受け取った書類(身元保証書や機密保持誓約書など)がある場合、返却を求めることが適切です。また、会社側が新入社員に渡した書類(採用内定通知書や労働条件通知書など)も返却を求めましょう。

社内手続き

社内での人事手続きを行い、新入社員の情報を削除・整理しましょう。また、関連部署にも新入社員の退職に関する情報を共有しておくことが重要です。

社会保険・税金の手続きは不要

入社手続き前の退職の場合は、労働契約が成立していないため、労働法に基づく手続き(社会保険や税金など)は必要ありません。ただし、企業としての対応が適切であることが求められますので、社内ルールや手続きを遵守しましょう。

入社手続きをしないとどうなる?

入社手続きをしない場合、以下のような問題が発生する可能性があります。

労働契約の不備

入社手続きには労働契約書の交付や労働条件の通知などが含まれます。これらが不十分だと、労働者と雇用主の間での権利義務が明確化されず、トラブルの原因となることがあります。

社会保険・労働保険の未加入

入社手続きをしないと、社会保険や労働保険への加入手続きが行われない可能性があります。これにより、労働者が必要な保険の適用を受けられず、病気や怪我の際に経済的な負担が大きくなるリスクがあります。また、雇用主には罰則が課せられることがあります。

税金の未納

入社手続きが行われない場合、所得税や住民税の源泉徴収手続きが適切に行われない可能性があります。これにより、税金の未納や過少納が発生し、労働者や雇用主にペナルティが課されることがあります。

労働者名簿・賃金台帳の不備

入社手続きが行われないと、労働者名簿や賃金台帳に新入社員の情報が適切に記載されないことがあります。これらの不備は、労働基準監督署の指導や是正勧告、罰則などの対象となる可能性があります。

労働者の不安・不信感

入社手続きが不十分であると、労働者は自分の権利や待遇に不安を感じることがあります。また、会社の人事労務管理が適切でないという印象を持ち、離職の原因となることもあります。

今から入社手続きをしても間に合う?遅くともいつまでに対応するべき?

入社手続きは、遅くとも新入社員の入社日までに完了することが望ましいです。ただし、いくつかの手続きは入社後に行うことも可能です。以下に、それぞれの手続きについて遅くともいつまでに対応すべきかを記載します。

採用内定通知書・労働条件通知書

入社日までに渡すことが望ましいです。労働条件通知書は、労働契約の内容が明確になるため、双方の権利義務が明確になります。

社員情報登録シート・入社誓約書・機密保持誓約書(入社時)・身元保証書

これらの書類も入社日までに提出してもらうことが望ましいです。ただし、入社後に提出してもらうことも可能ですが、できるだけ早めに手続きを完了させることが重要です。

労働者名簿・賃金台帳

入社後に作成・更新することが可能ですが、できるだけ早めに対応することが望ましいです。

所得税・住民税関係の手続き

入社後に行うことができますが、できるだけ早く手続きを行い、源泉徴収が適切に行われるようにしてください。

社会保険・労働保険の手続き

入社後に行うことができますが、遅くとも入社後2週間以内に手続きを行うことが望ましいです。

入社手続きは、できるだけ早めに完了させることが重要です。しかし、万が一遅れた場合でも、入社後に手続きを行うことが可能なものもあります。遅れた手続きは、できるだけ速やかに対応し、労働者や会社に不利益が生じないように注意してください。

まとめ

以上、入社退社時の手続きのチェックリストと手続きの進め方をご紹介しました。

どの手続きも遅れると従業員とのトラブルになったり、税金や保険料の未納や計算ミスの原因になったりするので、できるだけ早めに対応を完了させましょう。

システムや外注先を活用することで、スムーズに業務を終わらせられます。

入社退社手続きやその他の労務関連手続きで困った場合は、1年間無料キャンペーンを活用し、手続きの忘れやミスがない体制を構築してはいかがでしょうか。

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