【企業規模別】クラウド労務管理システム19社比較|機能・選び方・費用

クラウド労務管理システムとは？システムで自動化・効率化できる業務内容

クラウド労務管理システムの概要をお伝えした上で、クラウド労務管理システムで自動化・効率化できる業務内容をご説明します。

どのシステムにも必ずついている機能と、ついていたりついていなかったりする機能をご紹介します。

システムによって提供している機能が異なるので、自社のニーズを把握した上でシステムを選んでいただくと失敗しにくいかと思います。

クラウド労務管理システムとは

クラウド労務管理システムとは、社会保険、税金、契約書のような、労務に関する計算や書類を効率的に作成・管理するためのシステムです。これらの書類作成や計算をするために必要な従業員の情報を一元管理することで、情報を整理する手間を省けます。

紙や個別のシステムで情報を管理していると、ある書類を作成するために必要な情報が複数箇所に散らばっていることがあり、担当者に手間とストレスがかかります。

クラウド型のシステムであれば、他のツールとの連携がしやすいので、労務管理に向いています。

クラウド労務管理システムで自動化・効率化できる業務内容

どのシステムにもついていることが多い機能をご紹介します。

従業員情報管理

勤怠、給与、評価などの情報を一元管理し、検索や更新がかんたんになります。

マイナンバーや雇用契約書も管理できるサービスが多いです。

入社・退社手続き

入社・退社手続きを効率化し、書類の手続きを自動化します。

法令・規則対応

労働法や社会保険法などの法令変更に対応し、自動的に更新されるため、手作業での更新が不要になります。

福利厚生管理

社員の福利厚生プランを一元管理し、適切なサポートができるようになります。

システムによってはついていたり、ついていなかったりする機能

一部のシステムでは、経費精算や勤怠管理、給与計算などの機能が提供されていない場合があります。

勤怠管理

勤怠管理の機能はついていないことが多いです。外部の勤怠管理システムと連携しているサービスはちらほら見られます。

給与計算

給与計算の機能もついていたりいなかったりします。こちらも外部の給与計算システムと連携している場合が多いです。

戦略人事のためのデータ活用

従業員のデータを蓄積して配置転換や昇進をする際の参考にするためのシステムです。戦略人事を目指して設計されているシステムについています。

人事関連機能

人事関連機能はほとんどのサービスでついてはいますが、内容が異なります。

人材管理機能は大体ついていますが、ステレスチェックや人事異動、教育、昇給シュミレーションのような、具体的なニーズに応える機能についてはついていたり、いなかったりします。

従業員情報の一元管理や書類の作成だけでなく、人事に関する機能を求めている方には、人事機能の内容をよく比較されることをお勧めします。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型はインターネット上のサーバーにデータが保存され、どこからでもアクセスできるシステムです。オンプレミス型は、自社のサーバーにデータが保存されるシステムです。

この記事ではクラウド型のシステムを紹介しています。労務管理システムの目的は従業員情報や資料を一元管理することなので、他のサービスとの連携がしやすい方が使い勝手がいいです。クラウド型のシステムは他社サービスと連携していることが多いので、選ぶのであればクラウド型が無難です。

オンプレミス型と比較するとセキュリティが心配、といわれることもありますが、クラウド型であってもセキュリティ対策をきちんとしている会社は多いです。各社のセキュリティへの取り組みについても当記事でご紹介します。

クラウド労務管理システム導入のメリット

クラウド労務管理システムを導入するメリットを説明します。

従業員情報の一元管理ができる

クラウド労務管理システムを導入することで、従業員の勤怠、給与、人事情報などが一つのシステム内で一元化されます。これにより、情報の把握や更新作業が容易になり、データの整合性も保たれます。また、情報の検索や抽出が迅速に行えるため、意思決定に必要な情報を素早く取得することができます。

書類作成・提出の自動化ができる

入社手続きや退社手続き、給与計算などに関わる書類作成や提出が自動化されます。これにより、手書きの書類や複数のファイルでの管理が不要になり、業務効率が向上します。さらに、クラウド上でのデータ管理によってアクセス権限やバージョン管理が容易になり、情報セキュリティが向上します。

人事労務業務の効率化

システムを活用することで、業務プロセスの改善やタスクの自動化・効率化が期待できます。結果として、人事労務業務全体の効率化が図られ、スピードアップやコスト削減が可能になります。また、システムによる効率化で得られる時間を、人材育成や組織改善などの戦略的業務に投資することができます。

コンプライアンス向上

法令変更に対応できるよう、システムが自動的に更新されるため、法令遵守のための負担が減ります。これにより、企業はコンプライアンス違反のリスクを軽減し、安心して業務に専念できます。

人的ミスの削減

システムにより自動で計算ができるので、人為的なミスが削減されます。例えば、給与計算や勤怠管理などの業務において、手入力による誤りや計算ミスが大幅に減少します。また、書類の紛失や情報の漏洩といったリスクも軽減されるため、企業全体の業務品質が向上します。

労務負担の軽減

書類や計算を半自動で作成できるようになると、人事労務担当者の業務負担が軽減されます。

クラウド労務管理システムを導入するデメリットと対策

クラウド労務管理システムを導入する際のデメリットと、それに対する対策をお伝えします。

導入コストが割高になる場合も

システム導入には初期費用や月額費用が発生します。自社にとって必要以上の機能がついているシステムを選んでしまうと割高になる恐れがあるので、お気をつけください。機能自体は必要最低限で、のちに外部のサービスと連携できるサービスであれば、必要以上のコストになる心配はありません。

機能やサポート体制を比較検討し、予算に合ったシステムを選ぶことでコストを抑えましょう。無料トライアルやデモを利用して、自社のニーズに合ったシステムかどうか事前に確認することも重要です。

研修・教育が必要になる場合も

システム導入後のスムーズな運用には、研修や教育が不可欠です。導入支援やトレーニングプログラムを活用しつつ、必要に応じて社内研修を行うことで、システムを使うメンバーに操作方法を共有しましょう。

万一使いにくいシステムを選んでしまうと、システムが定着しなかったり、業務効率が悪くなることもあり得るので、契約前に無料トライアルをして担当者がシステムに触れる機会を作っておくと安心です。

できる柔軟性を持つシステムを選択することが望ましいです。

セキュリティ対策を気にする必要がある

クラウドシステムではデータセキュリティが懸念されますが、厳重なセキュリティ対策を講じたシステムを選ぶことで、安心して利用できます。具体的には、データ暗号化や二要素認証、アクセス制限機能などが提供されているかを確認し、定期的なセキュリティアップデートが行われているかるかも重要です。また、システムプロバイダーが国際的なセキュリティ認証（例：ISO 27001）を取得していることを確認することも、安全性の担保に役立ちます。

データ移行の手間

既に使っているシステムのデータを移行することになります。データ移行の可否や方法については、契約前にシステムを提供する企業の担当者に質問しておくのが無難です。

新しいシステムへのデータ移行は、時間がかかるだけでなく、データの整合性を保つことが難しい場合があります。システムプロバイダーがデータ移行のサポートを提供しているかどうかを確認し、適切な移行方法を選択することで、データ移行の手間を軽減できます。

クラウド労務管理システムを導入する流れ｜選ぶ際に注目するべきポイント

クラウド労務管理システムを導入する際の手順や重要なポイントについて詳しく説明します。事業主や人事労務担当者がシステム導入を検討する際の参考にしてください。

必要な機能・不要な機能を決める

まず、自社の業務要件に合った機能・不要な機能リストアップし、選定の基準を作成します。

システムを複数人で使う場合は、ミーティングをして関係者から抜け漏れなくアイデアを出してもらうのもいいかもしれません。

社内で既に使われている労務関係のツールを調査する

既存のツールがある場合、新しいシステムとの連携が可能かどうかを確認し、必要に応じて入れ替えを検討します。これにより、システム導入後の運用・連携がスムーズになります。

必要な機能を備えている労務管理システムを複数ピックアップする

リストアップした機能を満たすシステムを複数選び、比較検討を行います。これにより、最適なシステムを選ぶ確率が高まります。

他システムとの連携を確認する

導入を検討しているシステムが、既存の業務システムや他のツールとスムーズに連携できるかどうかを調査します。システム間の連携が円滑であることで、業務効率化が図られます。

資料請求をする

各システムの資料を請求しましょう。ホームページ以上の情報が書いてあります。資料にしか具体的な料金プランが載っていないシステムも多いので、資料請求はほぼ必須です。

カスタマイズ性を確認する

自社の運用に合わせてシステム開発が必要な場合は、カスタマイズに対応しているサービスを選ぶことになります。

ここでのカスタマイズとは、システム面のカスタマイズであったり、業務フローの再構築であったりします。

ただ、最初からどのようなカスタマイズをすればいいのか想定するのは難しいこともあります。初回のヒアリングで課題を共有することで、開発元から提案をもらえる場合が多いので、いい提案をしてきた先に依頼するのも一つです。この場合、人事労務の課題をなるべく詳しくリストアップし、社外の人間と共有できるようにしておくといいでしょう。

サポート体制を確認する

システム導入後もサポートが充実していると、運用上の問題が発生した際に迅速に対応でき、業務の円滑化が図られます。導入前にサポート体制を確認し、万が一のトラブル時にも安心できるシステムを選びましょう。

社内のミーティングで資料やデモ画面を確認する

資料やデモ画面を社内で共有し、導入候補システムの選定を行います。関係者の意見を取り入れることで、より適切なシステム選定が可能になります。

できればテスト運用をする

無料トライアルができるサービスは多いので、できるだけ活用しましょう。実際に操作してみることで、システムの使い勝手や機能をより具体的に把握できます。

期待していた機能と実際の機能にギャップがないかこのタイミングで確認します。

導入を決める

テスト運用をして問題なく使えそうであれば、導入を決めましょう。

まとめ

クラウド労務管理システムを企業規模別にご紹介した上で、労務管理システムの機能や、導入のメリット・デメリット・導入の手順をご説明しました。従業員情報や書類の一元管理はどのシステムでもできるので、給与計算や人事関連の機能のうち、具体的に何が必要なのかがわかれば自社にぴったりのシステムを選べそうです。