勤怠管理を社労士に外注することもできます。
社労士を選ぶメリットは例えば…
- 勤怠管理システムの選定・導入・設定などスタートダッシュで失敗しない
- 給与計算や労働・社会保険のような、勤怠管理後にやるべき業務も丸投げできる
- 担当者を1人雇用するよりも安く外注できる
勤怠管理や給与計算のようなバックオフィス業務は、間違いが許されない上に、いくら頑張っても売り上げが増えるわけではない点が辛いところです。
であれば、社労士に人を雇用するよりも安く外注してしまった方が、費用対効果も安心感も高いのではないでしょうか。
この記事では、勤怠管理に対応しなければいけない経営者や担当者の方に向けて、以下の点をご説明します。
- 勤怠管理を社労士に任せるメリット8つ
- 勤怠管理を社労士に依頼する際の注意点
- 勤怠管理をする際の選択肢（社労士以外）
勤怠管理を社労士に任せるメリット8つ
- 煩雑な勤怠管理から解放される
- 勤怠管理に付随する手続きを丸投げできる
- 給与明細の電子化も任せられる
- 労務リスクを早期発見・予防できる
- 人事労務担当者を1人雇用するよりも安く外注できる
- 勤怠管理担当者の退職リスクを気にする必要がない
- 勤怠管理システムの初期設定で失敗しない
- 法令改正への対応を任せられる
煩雑な勤怠管理から解放される
- 不正打刻
- 申請と承認の手間
- 打刻もれのリマインド
- 集計が大変
- 長時間労働のリマインドがない
勤怠管理には上記のような煩雑な問題がありがちです。これらに１つ１つ対応していると本来の業務が中断されてしまい、結構面倒です。
勤怠管理を外注すると、上記のような煩雑な作業から解放されます。
勤怠管理に付随する手続きを丸投げできる
勤怠管理の集計やリマインドだけではなく、給与計算や労働・社会保険の手続きのような、勤怠管理をした後にやらなければいけない業務も任せられます。
手続きをすべて丸投げすることもできますし、個別に依頼することもできます。
これらの手続きの外注をするのであれば、勤怠管理の段階から任せてしまった方が社内に雑務を残さずに済むのでおすすめです。
給与明細の電子化も任せられる
給与明細を電子化することで、明細書を印刷したり袋詰めしたりする手間がかからなくなります。
労務リスクを早期発見・予防できる
給与計算を任せられるだけではありません。
勤怠データは職場の労働環境を知る手がかりです。勤怠データを活用し、長時間労働のような労務リスクを早期発見し、トラブルが起きないよう未然に予防できます。
法律に違反しない職場づくりを社労士に任せることで、より本業に注意を向けられます。
社労士に相談・依頼できることは、おおまかに以下の3種類です。 手続きの外注：給与計算、労働・社会保険、勤怠管理、助成金 など 社内のルールに関する相談：従業員とのトラブルを未然に防ぐ仕組みづくり全般を相談可能 人事労務[…]
人事労務担当者を1人雇用するよりも安く外注できる
勤怠管理や給与計算を内製化するよりも社労士に外注した方が安く済むことが多いです。
厚生労働省の統計によると、人を1人雇用した際の費用は月額40万8140円。一方、従業員10人の企業が勤怠管理、給与計算、労働・社会保険を社労士に外注した場合の費用は月額20万円前後です。従業員の人数と依頼する業務の内容、社労士事務所の料金体系によって前後するものの、人を雇用するよりも安く対応できる可能性があるのでぜひご検討ください。
勤怠管理担当者の退職リスクを気にする必要がない
人事労務担当者が1~4人しかいない企業も少なくありません。
この場合によくある問題は…
- 業務の手順がブラックボックス化して他の人が対応しにくくなる
- 担当者が退職すると勤怠管理や給与計算が止まる
- 新しい担当者を雇用するのに時間がかかる
- 新しい担当者に教育の費用と手間がかかることがある
勤怠管理を外注すると、上記のような担当者の退職リスクを心配する必要がなくなります。
勤怠管理システムの初期設定で失敗しない
勤怠管理システムの導入と初期設定でつまずいてしまう方もいらっしゃいます。
基本的な設定であればほぼ問題ないかとは思いますが、自社や業界特有のルールや状況に合った設定をしようとすると方法がわからないという声もよくお伺いします。
社労士に相談をすると、システム選びや初期設定の問題を抱えずに済みます。
法令改正への対応を任せられる
勤怠管理を内製化する場合、法令改正の内容を常にチェックし現場に落とし込む必要があります。例えば、2023年4月から月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が中小企業でも引き上げられました。
残業時間にもよりますが、これらの変更を自力ですべて情報収集し、残業代の計算方法を変更しなければなりません。
社労士に依頼をすると、人事労務に関する法令改正への対応を任せられます。
勤怠管理を社労士に依頼する際の注意点
勤怠管理を社労士に依頼する際の注意点は次のとおりです。
勤怠管理の依頼に対応していない事務所も
給与計算や保険手続きの代理にはほとんどの社労士が対応していますが、勤怠管理に対応していない社労士事務所もあります。
勤怠管理システムの導入支援であれば依頼できることも
勤怠管理の外注ではなく、勤怠管理システムの導入支援であれば対応していることもあります。勤怠管理に付随する業務をどこまで外注したいのかをある程度イメージしたうえで外注先を探すとよさそうです。
捕捉：今のシステムを社労士と共有することもできる
現在使っている勤怠管理システムを社労士と共有し、対応を任せることもできます。こちらの対応可否についても社労士によるので、事前に擦り合わせをしてください。
勤怠管理をする際の選択肢（社労士以外）
勤怠管理をする際に、社労士に依頼する以外の選択肢をご説明します。
勤怠管理システムを導入し社内で対応
従業員の人数が少ないうちは社内で勤怠管理をしてもそれほど業務量が多くはなりません。
自社にあった勤怠管理システムを選べて問題なく使えているのであれば、すぐに外注を検討する必要はなさそうです。
民間企業に勤怠管理を外注する
勤怠管理と給与計算を請け負っている民間企業に外注することもできます。
社労士事務所よりもホームページがわかりやすく、何を提供しているのかわかりやすいことが多いです。ただし、労働・社会保険を外注したい場合は社労士が、税金関連の手続きを外注したい場合は税理士が業務を代理する必要があります。依頼先の企業が社労士や税理士と提携、または企業に在籍しているかどうかを必ず確認しましょう。
勤怠管理を社労士に依頼してから運用するまでの手順
社労士事務所によって異なる可能性がありますが、勤怠管理を依頼してから運用開始までの流れは概ね次のとおりです。運用開始までの期間は大体２〜3ヶ月くらいで考えておくと安心です。
現状確認
企業や従業員の情報や、業務をどこまで外注するのかなど、必要な情報を共有します。情報をもとに、運用開始後のイメージをシュミレーションします。
詳細の打ち合わせ
うえでの情報をもとに、細かい設定や社内のルールに関して打ち合わせや擦り合わせをします。
試運転
勤怠管理の準備ができたら1ヶ月程度試運転をします。
運用開始
試運転の結果をもとに細かい点を調整し、問題がなければ運用開始です。
まとめ
勤怠管理を社労士に依頼すると、システムの選定や導入など初期設定の段階での非効率を防げます。勤怠情報を集計した後にやらなければならない給与計算や労働・社会保険手続きもそのまま任せられるので、雑務をすべて外注できます。
さらに、勤怠データを活用して、法令違反や従業員とのトラブルの原因を早期発見し、対策できます。