就業規則とは、会社で働く上での労働条件(賃金/労働時間など)や服務規律(ルール/マナー)を定めた決まりのことで、常時10名以上の従業員を雇用している事業場では作成と労働基準監督署への提出が義務付けられています。
作成の義務が生じるのは常時10名以上の従業員を雇っている場合ですが、就業規則があることで労働トラブルを未然に防いだり、社内で規律を持って働いてもらうことができますので、会社を経営しているのであればできる限り早い段階で作成しておきたいですね。
今回は、就業規則に関する基本的な作成のルールや作成方法についてご説明します。
就業規則とは？就業規則に記載すべき内容と必要性
冒頭でもお伝えしたように、就業規則は会社での規則をまとめたもので、主に労働条件と服務規律について定めたものです。まずは、就業規則に記載すべき内容と作成するメリットについてご説明します。
就業規則に記載する内容
「労働基準法第89条」では、就業規則に記載する内容が決められており、必ず記載すべき内容である『絶対的必要記載事項』と、必要に応じて記載すべき『相対的必要記載事項』の2種類に分かれます。
絶対的必要記載事項の内容
| 労働時間等に関する決まり |
|
| 賃金に関する決まり |
|
| 退職に関する決まり |
|
絶対的必要記載事項では、大きく分けて労働時間等/賃金/退職に関する決まりについて定める必要があります。この3つの内容は労働トラブルにもなりやすく労働基準法でも決められていることが多いので、専門家の意見を聞きながらしっかり作成していきましょう。
相対的必要記載事項の内容
- 退職手当に関して
- 賞与/最低賃金について
- 食費や用具などの費用負担について
- 安全衛生について
- 職業訓練について
- 災害補償や業務外の傷病扶助について
- 表彰や懲戒について
- その他労働者全員に適用される事項
相対的必要記載事項では、上記のような内容を決めていきます。繰り返しますが、必要に応じて記載する内容です。
例えば、退職金やボーナスに関しては必ず取り入れる必要はないのですが、支給する場合にはきちんとルールを明文化しておくべきです。
他にも、ハラスメント問題や問題社員の懲戒など、後々トラブルになりやすい内容については、あらかじめルールを決めておくことが事前に行える予防策です。
就業規則を用意するメリットと用意していないリスク
そもそも従業員の数が増えれば就業規則の作成も義務付けられますが、従業員数が少ないうちから就業規則を用意しておくことをおすすめします。就業規則の役割として、そのメリットについてご説明します。
労働者とのトラブルを未然に防ぐ
就業規則の第一の目標として、労働者とのトラブルを未然に防ぐことが挙げられます。会社内でルールを決めずに個人個人が好き勝手に仕事をしていては組織として成長できません。また、会社側が労働基準法を守らずに労働者を働かせていると、後から労働者から残業代請求などの手段を取られることもあります。
問題が多く起こるようであれば、会社の信用にも繋がりますし、従業員の定着率にも関係するでしょう。トラブルを未然に防ぐためにも就業規則で事前に手を打っておきます。
よくあるトラブル
- 賃金問題
- 労働時間の問題
- 退職トラブル（突然の退職/解雇）
- ハラスメント
- 問題社員
社内のモラルや風紀を正す
例えば、無断欠勤を続けて真面目に働かない社員がいつまでも会社に居座り続けたら、その社員に対する給与が無駄と言えますし、他の社員にも悪影響を及ぼすことがあるでしょう。セクハラが横行しているような会社では、真っ当な考えの人は働き続けたいは思わないでしょう。
そのような問題社員や問題行動が発生しないように、就業規則であらかじめルールを決めたり、破った場合の罰則（懲戒や解雇）の条件を決めておきます。
社員に安心感が生まれる
きちんとルールが明文化されていることで働く人に安心感が生まれます。給与や手当がその時の経営状況に左右されたり、口約束だけで決められた内容であれば、とても安心して働くことはできません。安心して働けることで従業員の生産性や信頼の向上にも繋がります。
雇用保険に関する助成金の要件になる
雇用保険に関する助成金の中には、受けるための条件の１つとして就業規則が必要になるものがあります。助成金は要件を満たしてさえいれば受けられますので、獲得できるものは獲得しておきたいものです。
上記のようなメリットもありますので、助成金をお考えの場合には特に就業規則もしっかり作成することを考えておきましょう。
就業規則を作る時に知っておくべき決まり
就業規則に書く内容と必要性についてはある程度お分かりいただけたかと思いますが、各会社で自由に就業規則を作るのではなく、就業規則を作るにあたっての決まりがあります。こちらでは、就業規則を作る時に知っておくべき決まりについてご説明します。
就業規則が必要になる要件
何度かお伝えしていますが、就業規則は常時10名以上の従業員を雇用する事業場に作成が義務がでます。
第九章 就業規則
（作成及び届出の義務）
第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
引用：「労働基準法第89条｜e-Gov」
ちなみに、常時10名以上は会社単位ではなく事業場単位となります。ですので、会社で複数の事業場があり、1事業場あたり10名以上の従業員がいなければ就業規則の作成義務はないことになります。
合理性がない決まりは無効になることも
就業規則でルールを決めたからと言って、その決まりが絶対になることはありません。
- 労働基準法
- 労働協約
- 就業規則
- 労働契約
労働規約での法的効力の優先度は上の通りで、就業規則で決めている内容が労働基準法に反しているようであれば、就業規則の内容は無効となり労働基準法が優先されます。
例えば就業規則で1日10時間労働と決めていても、労働基準法に違反していれば法定労働時間の1日8時間以内で労働させなければなりません。
従業員への周知と労働基準監督署への提出が必要
後述しますが、就業規則は自社内で作成するだけではなく、従業員にきちんと周知させて労働基準監督署への提出が必要になります。経営者の独断で就業規則を作っても労働者からの反対意見が出てくるかもしれませんし、労基署からの指摘を受けることもあります。
従業員や労基署からも認められる就業規則を作るには、やはりある程度の労働基準法の知識が必要になります。
後からの不利益変更はしにくい
1度作った就業規則は変更することは可能ですが、不利益変更がしにくくなる点が注意点です。不利益変更とは、労働者にとってマイナスになる規約の変更で、分かりやすい内容が賃金の減額ですね。
例えば、今の経営状況が良いからといって大奮発で労働者に甘い就業規則を最初に作ってしまうと、後からの変更に反対を受けることが考えられます。
就業規則を作成する手順
こちらでは、実際に就業規則を作成する手順をお伝えします。特に専門家に頼らずに自社だけで作成することもありますが、作成に時間がかかったり、会社側や労働者側いずれかに条件が偏った就業規則や不備がある就業規則が出来上がってしまうこともあります。
可能であれば社労士などの専門家に依頼して就業規則を完成させた方が良いでしょう。依頼までしなくても、少なくともアドバイスは受けることを強くおすすめします。
労働基準法に従って就業規則を作る
上でお伝えしましたが、就業規則の内容よりも労働基準法の内容が優先されます。一生懸命就業規則を決めても、労働基準法に違反している内容であれば無効になり得ますし、結局のところ労働トラブルも防げません。
経営者としてある程度の労働基準法を勉強されていたり、テンプレートも出回っていますが、自分たちだけで作成しようとすると不備も出やすくなります。いずれ専門家に作成や校閲をしてもらうなら、作成の段階から依頼した方が良いでしょう。
就業規則を従業員に周知させ、書面で意見聴取を行う
作成した就業規則は、従業員に周知して同意を得る必要があります。後述する労働基準監督署への提出では、意見書の提出も必要となりますので、労働者の過半数代表者からの意見書も作成しなくてはなりません。
聴取意見書を添付して労働基準監督署に届出を行う
就業規則の行政への届出は、該当事業場を管轄する労働基準監督署へ行います。
- 就業規則
- 就業規則届
- 意見書
以上の3つの書類を用意して届出を行ってください。基本的に一番労力をかけるポイントは就業規則の作成ですが、それ以外にも手続きはいくつかあります。社労士に依頼すれば一任することができますので、必要に応じて依頼も検討しましょう。
社労士に就業規則作成を依頼する時の知識
就業規則の作成方法についてはお伝えしましたが、作成するにあたって社労士に依頼することがおすすめです。そこで気になることが、社労士に依頼する費用とメリットですね。
こちらでは社労士に就業規則の作成を依頼した場合のメリットと費用についてご説明します。なお、就業規則の作成を丸々依頼するのではなく、費用を抑えて一部のみを依頼することもできますので、全てを自力でしようとせず、ピンポイントで専門家の力を借りることも考えてみてください。
就業規則の作成を社労士に依頼すると、自社特有の運用を適切に条文に落とし込めるので、従業員とのトラブルを未然に防ぎやすくなります。とはいえ、就業規則の作成を0から依頼すると15万円～40万円程度かかるので、就業規則の作成を最初から任せ[…]
社労士に就業規則の作成を依頼するメリット
社労士に就業規則の作成を依頼することで以下のメリットがあります。
本業に専念できる
経営者の方もある程度の労務や労基法の知識は身につけておくべきですが、それでも全てを自分でやろうとすれば相当な負担です。よっぽどの超人でもない限り本業に支障をきたします。
社労士に依頼することで、詳しい知識や細かい作業は一任できますので、本業に専念することができます。
正確な就業規則が作成できる
社労士は就業規則作成のプロですから、正確な就業規則を作ってくれます。労働に関する法律は年々変更がありますが、常に新しい正確な法律を元に就業規則が作れるので労働トラブルをさらに抑えられますね。
労使共にバランスの良い就業規則ができる
就業規則が会社有利になり過ぎていると、従業員からの同意が得られなかったり労基署から指摘があることがあります。反対に労働者に有利すぎると会社として損をする可能性も出てきます。
社労士に依頼すれば、これまでの経験を元に労使共にバランスの良い就業規則を作ってくれます。
業界や事業内容に適した就業規則ができる
就業規則のテンプレートはインターネットでも出回っていますが、業界や事業内容などに応じて最適な内容を作成すべきです。社労士に個別に依頼すれば、今の状況・今後の状況に応じた最適な就業規則を作ってくれるでしょう。
経営や助成金のアドバイスも受けられる
社労士の業務は就業規則の作成だけではありません。社労士によりますが、助成金の申請代行や経営コンサルティングを行っている人もいます。就業規則の作成依頼をきっかけに良きアドバイザーとしても活躍してくれるかもしれません。
社労士に就業規則の作成を依頼する場合の費用相場
社労士に就業規則の作成を依頼した場合、以下の費用がかかります。作成を全て任せるか一部を任せるかで費用も変わりますので、具体的な状況に応じて社労士と相談しながら依頼を検討しましょう。
なお、費用はあくまでも相場ですので、こちらも依頼時にはしっかり価格を比較・確認しましょう。
1から作成する場合｜15～40万円
就業規則の作成を1から依頼するとなると、最低でも15万円はかかると認識しておきましょう。その反面、就業規則について思い巡らせる必要性も低くなり、本業への影響は少ないでしょう。
見直しや校閲をしてもらう場合｜5~20万円
ベースの就業規則がある状態での校閲や届出の代行など、ピンポイントの依頼であれば数万円で依頼できるケースがあります。費用に応じてある程度自分でできる部分は自分でやって、最終確認を依頼する形でも良いかと思います。
まとめ
就業規則は、常時10名以上の従業員を雇っている事業場であれば作成義務があります。ただし、労働トラブルの防止や会社のモラル向上のために絶対にあった方が良い決まりなので、会社を経営するのであればなるべく早くに作成しておきたいものです。
ただし、作成にあたっての決まりもありますし、手間もかかります。専門家の力を借りながら正確で有効な就業規則を作っていきましょう。