新型コロナウイルスの感染拡大防止のためにテレワークを導入している会社も増えていると思います。テレワーク導入にあたって、就業規則を変更した方が良いケースが多くあります。
今回は、厚生労働省が公表しているテレワークでのモデル就業規則を参考にしながら、就業規則で記載しておきたい内容や作成時の注意点についてご説明します。
テレワークのモデル就業規則と作成時の要点
まずは、厚生労働省が公表しているテレワークでのモデル就業規則を参考にしながら、どのような内容を記載すべきかを解説します。
厚生労働省によるテレワークのモデル就業規則
「テレワークモデル就業規則～作成の手引き～｜厚生労働省」にある就業規則の例をそのまま引用すると以下のようになります。
モデル「テレワーク就業規則」（在宅勤務規定）
第1章 総則
(在宅勤務制度の目的)
第1条 この規程は、○○株式会社(以下「会社」という。)の就業規則第○条に基づき、従業員が在宅で勤務する場合の必要な事項について定めたものである。(在宅勤務の定義)
第2条 在宅勤務とは、従業員の自宅、その他自宅に準じる場所(会社指定の場所に限る。)において情報通信機器を利用した業務をいう。(サテライトオフィス勤務の定義)
第2条 サテライトオフィス勤務とは、会社所有の所属事業場以外の会社専用施設(以下「専用型オフィス」という。)、又は、会社が契約(指定) している他会社所有の共用施設(以下「共用型 オフィス」という。)において情報通信機器を利用した業務をいう。(モバイル勤務の定義)
第2条 モバイル勤務とは、在宅勤務及びサテライトオフィス勤務以外で、かつ、社外で情報通信機器を利用した業務をいう。第2章 在宅勤務の許可・利用
(在宅勤務の対象者)
第3条 在宅勤務の対象者は、就業規則第○条に規定する従業員であって次の各号の条件を全て満たした者とする。
(1)在宅勤務を希望する者
(2)自宅の執務環境、セキュリティ環境、家族の理解のいずれも適正と認められる者2 在宅勤務を希望する者は、所定の許可申請書に必要事項を記入の上、1週間前までに所属長から許可を受けなければならない。
3 会社は、業務上その他の事由により、前項による在宅勤務の許可を取り消すことがある。
4 第2項により在宅勤務の許可を受けた者が在宅勤務を行う場合は、前日までに所属長へ利用を届け出ること。
(在宅勤務時の服務規律)
第4条 在宅勤務に従事する者(以下「在宅勤務者」という。)は就業規則第○条及びセキュリティガイドラインに定めるもののほか、次に定める事項を遵守しなければならない。
(1) 在宅勤務の際に所定の手続に従って持ち出した会社の情報及び作成した成果物を第三 者が閲覧、コピー等しないよう最大の注意を払うこと。
(2) 在宅勤務中は業務に専念すること。
(3) 第1号に定める情報及び成果物は紛失、毀損しないように丁寧に取扱い、セキュリティガイドラインに準じた確実な方法で保管・管理しなければならないこと。
(4) 在宅勤務中は自宅以外の場所で業務を行ってはならないこと。
(5) 在宅勤務の実施に当たっては、会社情報の取扱いに関し、セキュリティガイドライン及び関連規程類を遵守すること。第3章 在宅勤務時の労働時間等
(在宅勤務時の労働時間)
第5条 在宅勤務時の労働時間については、就業規則第〇条の定めるところによる。2 前項にかかわらず、会社の承認を受けて始業時刻、終業時刻及び休憩時間の変更をすることができる。
3 前項の規定により所定労働時間が短くなる者の給与については、育児・介護休業規程第○条に規定する勤務短縮措置時の給与の取扱いに準じる。
(休憩時間)
第6条 在宅勤務者の休憩時間については、就業 規則第〇条の定めるところによる。(所定休日)
第7条 在宅勤務者の休日については、就業規則 第○条の定めるところによる。(時間外及び休日労働等)
第8条 在宅勤務者が時間外労働、休日労働及び深夜労働をする場合は所定の手続を経て所属長 の許可を受けなければならない。2 時間外及び休日労働について必要な事項は就業規則第○条の定めるところによる。
3 時間外、休日及び深夜の労働については、給与規程に基づき、時間外勤務手当、休日勤務手 当及び深夜勤務手当を支給する。
(欠勤等)
第9条 在宅勤務者が、欠勤をし、又は勤務時間中に私用のために勤務を一部中断する場合は、事前に申し出て許可を得なくてはならない。ただし、やむを得ない事情で事前に申し出ることができなかった場合は、事後速やかに届け出なければならない。2 前項の欠勤、私用外出の賃金については給与規程第○条の定めるところによる。
第4章 在宅勤務時の勤務等
(業務の開始及び終了の報告)
第10条 在宅勤務者は就業規則第○条の規定に かかわらず、勤務の開始及び終了について次のいずれかの方法により報告しなければならない。
(1)電話
(2)電子メール
(3)勤怠管理ツール(業務報告)
第11条 在宅勤務者は、定期的又は必要に応じて、電話又は電子メール等で所属長に対し、所要の業務報告をしなくてはならない。(在宅勤務時の連絡体制)
第12条 在宅勤務時における連絡体制は次のとおりとする。
(1)事故・トラブル発生時には所属長に連絡すること。なお、所属長が不在時の場合は所属長が指名した代理の者に連絡すること。
(2)前号の所属長又は代理の者に連絡がとれない場合は、○○課担当まで連絡すること。
(3)社内における従業員への緊急連絡事項が生じた場合、在宅勤務者へは所属長が連絡をすること。なお、在宅勤務者は不測の事態が生じた場合に確実に連絡がとれる方法をあらかじめ所属長に連絡しておくこと。
(4)情報通信機器に不具合が生じ、緊急を要する場合は○○課へ連絡をとり指示を受けること。なお、○○課へ連絡する暇がないときは会社と契約しているサポート会社へ連絡すること。いずれの場合においても事後速やかに所属長に報告すること。
(5)前各号以外の緊急連絡の必要が生じた場合は、前各号に準じて判断し対応すること。2 社内報、部署内回覧物であらかじめランク付け された重要度に応じ至急でないものは在宅勤務者の個人メール箱に入れ、重要と思われるものは電子メール等で在宅勤務者へ連絡すること。なお、 情報連絡の担当者はあらかじめ部署内で決めておくこと。
第5章 在宅勤務時の給与等
(給与)
第13条 在宅勤務者の給与については、就業規則第○条の定めるところによる。2 前項の規定にかかわらず、在宅勤務(在宅勤務を終日行った場合に限る。)が週に4日以上の場合の通勤手当については、毎月定額の通勤手当は支給せず実際に通勤に要する往復運賃の実費を給与支給日に支給するものとする。
(費用の負担)
第14条 会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費は会社負担とする。2 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。
3 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする。
4 その他の費用については在宅勤務者の負担とする。
(情報通信機器・ソフトウェア等の貸与等)
第15条 会社は、在宅勤務者が業務に必要とするパソコン、プリンタ等の情報通信機器、ソフトウェア及びこれらに類する物を貸与する。なお、当該パソコンに会社の許可を受けずにソフトウェアをインストールしてはならない。2 会社は、在宅勤務者が所有する機器を利用させることができる。この場合、セキュリティガイドラインを満たした場合に限るものとし、費用については話し合いの上決定するものとする。
(教育訓練)
第16条 会社は、在宅勤務者に対して、業務に必要な知識、技能を高め、資質の向上を図るため、必要な教育訓練を行う。2 在宅勤務者は、会社から教育訓練を受講するよう指示された場合には、特段の事由がない限り指示された教育訓練を受けなければならない。
(災害補償)
第17条 在宅勤務者が自宅での業務中に災害に遭ったときは、就業規則第○条の定めるところによる。(安全衛生)
第18条 会社は、在宅勤務者の安全衛生の確保及び改善を図るため必要な措置を講ずる。2 在宅勤務者は、安全衛生に関する法令等を守り、会社と協力して労働災害の防止に努めなければならない。
本規程は、平成○年○月○日より施行する。
引用：「テレワークモデル就業規則～作成の手引き～｜厚生労働省」
こちらの内容を元に、テレワークの就業規則にはどのような内容を記載すべきかを以下でご説明します。
テレワークの就業規則に必ず入れておきたい内容
上記の厚生労働省のモデル就業規則を元に、テレワークの就業規則に入れておきたい内容をご説明します。具体的にはテレワークの内容や導入方法などによって変わりますので、参考にとどめていただき、実際の作成には社労士などの専門家からの確認を受けるながら行うことをおすすめします。
テレワークの対象者
上の例では【第3条】で対象者について明記しています。どのような人がテレワークをするのかをはっきりさせておきましょう。
テレワークでの業務に関する決まり
【第4条】ではテレワークでの服務規律についての明記があり、テレワークでの社内情報の扱いやセキュリティなどについての決まりが設けられています。特に重要なセキュリティについては、別途ガイドラインを作るなどして対象者にきちんと周知させると良いでしょう。
また、【第10~第12条】では、テレワーク中の連絡・報告の方法についての規定があります。
労働時間や所定休日の決まり
テレワークだからと言って、いつまで働かせてよいわけではありませんし、残業代が発生する場合があります。テレワーク中の労働時間に関する決まりを決めておかなければ、後から無駄な残業代を支払うことにもなりかねません。
【第5条～第9条】では、労働時間や休日についての規定があります。
給与に関する決まり
【第13条】にあるように、テレワークによって給与に変更があるのかどうかも決めておきましょう。後述しますが、労働条件を不利益変更すると就業規則そのものが無効にもなります。
テレワークでの費用負担や貸与の決まり
テレワークによって従業員がどこまで費用負担をするのか？足りない物に関しては、会社で貸与できるのか？などの決まりも明記しておきましょう。上の例では【第14条～第15条】で記載があります。
安全衛生や災害時の決まり
【第17条～第18条】にあるように、テレワーク時の災害補償や安全衛生などの規定も決めておくと良いでしょう。
テレワークの就業規則を作る時の注意点
以上がテレワークでの就業規則の内容ですが、就業規則を作るにあたって注意すべきポイントがあります。
既存の就業規則ごと変更する必要がある
テレワーク導入にあたって、新しくテレワーク用の就業規則だけを作れば良いわけではありません。内容によっては、従来の就業規則にも変更を加える必要性が出てきます。
特に労働時間や賃金に関して従来の就業規則と相違が出てくるようでしたら、元の就業規則も変更する必要があります。
従来の就業規則の変更点については、個別で専門家に確認をしてもらった方が確実ですので1度社労士や顧問弁護士などの専門家に相談されることをおすすめします。
テレワークでも労働条件を不利益変更してはならない
テレワークによって業務内容が変わったからと言って、むやみに労働条件を不利益変更してはなりません。労働条件の不利益変更とは、賃金が下がるなど従業員にとって悪い労働条件になることです。
例えば、テレワークによって業務が制限されて賃金にも影響してくるようであれば、変更に合理性が必要です。合理性については、変更の必要性や不利益の程度などがあります。いずれにしても経営者の独断で変更するとトラブルになりますので(特に賃金)、専門家と相談しながら慎重に進めてください。
まとめ｜就業規則の作成は社労士にも相談を！
テレワークのモデル就業規則は厚生労働省も公表していますので、ぜひ参考にしてみてください。ただし、具体的には事業内容などに応じて作っていくべきです。
特に今回の新型コロナウイルス対策のためのテレワーク導入であれば、スピード感が求められていることでしょう。かといって、取り急ぎでテレワークを導入してしまうと、後々労働者とトラブルになってしまうことも考えられます。
就業規則作成の専門家である社労士に相談の上、迅速に正確な就業規則を作ってもらえるようなサポートをしてもらうことをおすすめします。