給与計算をアウトソーシングするメリット・デメリットとおすすめの代行先は?費用相場・選び方まで

事業拡大に伴い、給与計算のアウトソーシングを検討している企業様も多いと思います。給与計算のアウトソーシング先は主に

  • 社労士
  • 税理士
  • アウトソーシングサービス
  • 給与計算ソフト(業務負担あり)

があります。今回は、給与計算のアウトソーシングの方法やメリット、費用などについてご説明します。先にお伝えすると、事業拡大のためには給与計算のアウトソーシングも必須と言えますので、事業内容などに合った方法を選んでいただければと思います。

外部委託のことで、自社以外の専門家/専門業者に業務を請け負ってもらいます。

給与計算のアウトソーシングをした際の付随した主な業務内容

まず、給与計算のアウトソーシングでは何を行ってくれるのかをご紹介します。また、給与計算のアウトソーシングに付随して、関連したアウトソーシングサービスもありますので一緒にご紹介したいと思います。

依頼先によりますが、サービスで同じ費用で依頼できたり、料金を割引してもらえるケースもありますので、給与計算の依頼と一緒に検討してみてください。

給与計算・タイムカード回収・明細作成

従業員の勤怠集計を行い、実際の労働時間から支給する給与を計算してくれます。特に社労士にアウトソーシングを依頼すれば、労働関係の法律のプロフェッショナルですので、正確で間違いのない計算を行ってくれるでしょう。

給与計算代行の基本は、回収したタイムカード等から集計を行い、実際の給与・残業代などを算出することです。併せて以下の業務を行ってくれる場合がありますが、場合によってはオプションとして追加料金がかかるケースもあります。

タイムカード等の回収

タイムカードなどの実労働時間を把握する必要があります。社内で回収する方法もありますが、回収まで代行してもらえる場合があります。タイムカード回収に関しては、サービスでやってくれる場合とオプションで追加料金になる場合に分かれます。

明細作成、配布

給与計算をした後には給与明細を作成しますね。委託者がそのまま明細まで作成してくれ、会社に明細を郵送してくれる場合があります。こちらも追加料金を払う必要がある場合があります。

振込・納税

給与は基本的に指定口座に振込みをするでしょうし、給与の一部から住民税などを納める必要があります。従業員口座への振込みや税金の納税まで代行してくれる場合があります。

勤怠管理

給与計算では基本的に上記の業務だけですが、実労働時間のデータ化や残業時間の管理や有給休暇の計算など、勤怠管理として丸々依頼することも可能です。

勤怠管理まで一緒に依頼した方が、無駄な残業時間の削減や労働基準法違反の危険性を下げることができます。費用は上がることになりますが、必要に応じて勤怠管理までアウトソーシングすることを検討しましょう。

社会保険等の手続き※追加業務の可能性大

従業員が増えてくれば、従業員の社会保険等の手続きも負担になってきます。業務負担を建言するためにも、社会保険等の手続きのアウトソーシングも検討されてください。

依頼するとなれば社労士を探してください。給与計算と一緒に依頼することで、依頼先も業務が行いやすくなるでしょう。

年末調整※追加業務の可能性大

従業員を雇っている会社では年末調整が必要となり、給与計算と年末調整も密接な関係にあります。

年末調整が行える専門家は税理士となりますので、年末調整の依頼も行うのであれば、給与計算も税理士に依頼する方法がおすすめです。特に従業員が少ない会社では、年末調整の依頼と併せて給与計算も行ってくれるケースも多く、低コストで『年末調整+給与計算』を依頼できることがあります。

人件費や契約内容でのアドバイス

特にコンサルティングに強みを持っている社労士に多いのですが、実際に発生している残業代や労働時間などを改善するためのアドバイスをしてくれるケースがあります。

例えば、残業代が無駄に発生して人件費が垂れ流しのようになっているのであれば、効率的に働ける契約内容の改善や、長時間労働が続いている場合の指摘・注意などです。

労働基準法違反に気を付けながら、抑えられるコストや無駄を省くアドバイスが期待できます。

給与計算をアウトソーシングにするメリット

そもそもアウトソーシングとは、外部委託のことですが、給与計算をアウトソーシングするメリットになどのようなことがあるのでしょうか?反対に、考えられるデメリットについてもまとめました。

良い点/悪い点ありますので、実際に給与計算をアウトソーシングする際の判断基準の1つにしてみてください。まず、給与計算をアウトソーシングするメリットには以下の内容があります。

業務の負担軽減

ある程度想像は付くと思いますが、給与計算をアウトソーシングすることによって、社内のリソースを本業に使うことができるようになります。

特に規模が小さな会社では、経営陣などの優秀な人材が給与計算などの雑務を兼任していることもありますが、本業に専念できることが会社の利益UPにも繋がるでしょう。

経理人材のコスト削減が期待できる

アウトソーシングすることによって当然コストはかかってきますが、長い目で見ればこのまま自社内でリソースの確保をするよりもコストを抑えることができる場合があります。

例えば、今後も事業規模が大きくなっていくのであれば、給与計算を含めた労務担当者を1人採用することになるでしょうが、その場合は月に20~30万円の人件費がかかります。アウトソーシングでは、15万円前後で依頼できるケースもありますので(従業員数にもよる)、結果的にアウトソーシングの方がコストを抑えられることも十分にあり得るのです。

専門的な意見が聞けて、無駄やリスクを省ける

給与計算のアウトソーシングは基本的に社労士か税理士に行いますが、彼ら彼女らは労働基準法や税法などの専門家です。給与計算で分かった労働時間や雇用契約の実態や、発生する経費などを元に、コスト削減や節税などのアドバイスをくれるかもしれません。

実際、給与計算をきっかけに顧問社労士や顧問税理士の契約を結ぶことも多く、将来的には良きアドバイザーになってくれることもあり得るでしょう。

給与計算をアウトソーシングするデメリット

一方、給与計算をアウトソーシングするデメリットには以下のものがあります。

外注コストがかかる

当然ですがアウトソーシングすることによって費用がかかります。給与計算は毎月行いますので、月額料金のランニングコストがかかることになります。

大体【基本的1~3万円+従業員1人あたり1,000円】が費用の相場で、従業員数が増えればそれだけ費用も高くなります。

ただ、上でもお伝えしたように、わざわざ担当者を雇うよりもコストを抑えられるケースも考えられるので、どのような方法が最適なのかをしっかり検討した上で決定しましょう。

情報漏えいのリスク

アウトソーシングとして外部に業務を依頼するのですから、少なからずとも情報漏えいが起こり得るリスクは高くなると考えておきましょう。

もちろんアウトソーシングを請負う人物や業者も情報の取り扱いには十分に注意を払っていますが、特にデリケートな情報を扱う企業の場合には、セキュリティ面でもしっかり対策して安心できる依頼先を探してください。

ノウハウが溜まらない/不正請求などに気づかない場合がある

「元から給与計算関係は外に丸投げ」と考えていた場合には関係ありませんが、アウトソーシングに頼りっぱなしになると給与計算関係のノウハウは社内に溜まらず、ちょっとした業務でも外部に頼らざるを得ない状態にもなります。

また、社内で勤怠関係の情報が行きわたりにくくなるので、仮に社内で不正に多く労働時間を計上しているような社員がいた場合にも発見が遅れるデメリットもあり得ます。

給与計算のアウトソーシング先のおすすめは誰?依頼時の費用相場も解説

最後に、給与計算のアウトソーシングを受けてくれる専門家と費用相場についてご説明します。先にお伝えすると、ほとんどが社労士か税理士への依頼となりますので、基本的にはいずれかから選んでいただければと思います。

社労士

社労士は労働に関するプロフェッショナルなので、給与計算といえば社労士の得意分野といって過言ではありません。

また、社労士には社会保険関係の手続き代行も任せることができます。特に従業員が増えてくると、社会保険等の手続きも負担になってきますし、就業規則の作成義務も出てきます。そのようなシーンで社労士が活躍できますので、現在成長している会社は社労士を優先的に検討してみてください。

社労士費用の相場

  • 基本料金:1~3万円
  • 従業員1名につき:500~1,500円

社労士に給与計算を依頼した場合、上記の費用が相場としてかかってきます。基本的には従業員数に応じてきますので、実際に見積りをしてもらい、一番コスパが良い社労士に決めていきましょう。

税理士

税理士はご存じの通り税金のプロですが、給与計算も引き受けてくれます。上記でもお伝えしたように、年末調整の業務の1つとして給与計算も一緒に行ってくれる場合があります。

特に、従業員数が少ない会社であれば、年末調整代行の費用だけで給与計算まで行ってくれる場合がありますので、一番お得になります。少人数の企業(目安として10名未満)の場合には税理士を優先的に探してみてもよいでしょう。

費用は社労士とほぼ同じ

税理士に給与計算を依頼した場合、上記の社労士と同じくらいだと思っておいてください。先ほどもお伝えしましたが、年末調整に併せたサービスで給与計算まで依頼できれば、税理士への依頼はかなりお得になりますね。

事業会社のアウトソーシングサービス

社労士や税理士以外でもアウトソーシングサービスとして給与計算を行っているところもあります。

月額10万円など費用が固定で決められているサービスもあり、基本的には社労士/税理士よりも安く依頼できます。ただ、費用が安いサービスはシステムを使って一元管理していることも多いので、きめ細かいサービスが受けられないことも考えられます。

給与計算ソフト

アウトソーシングとは少し違いますが、給与計算ツールを使って業務負担を軽減させる方法もあります。こちらも費用面では専門家に任せるよりも安くなりますが、結局は運営・管理する人物が必要になります。

あくまでも業務負担の軽減で、作業の丸投げをすることはできません。上記の方法でどうしても費用面での折り合いが付かなかった場合の選択肢としてお考えください。

給与計算をアウトソーシングするかどうかの判断基準

ここまで読んでいただいているということは、給与計算のアウトソーシングにもかなり前向きだと思います。最後に、アウトソーシングをするか否かの判断基準をお伝えしますので、実際にアウトソーシングを決めるときの参考にしてみてください。

従業員数と今後の事業拡大

今後も事業拡大をお考えでしたら、早いうちに給与計算などの単純作業は外部に委託した方が良いでしょう。得に従業員数が10名以上に増えてくる場合、就業規則の作成義務も出てきますし、社会保険等の手続きも手間になってきます。

給与計算に併せて、就業規則の作成や社会保険等の手続きも依頼することができる社労士に一度は相談されることをおすすめします。

他に依頼したい業務の有無

ここまでお伝えの通り、社労士や税理士であれば、給与計算以外の専門性が高い業務も依頼することができます。現在他にも考えている依頼したい業務に応じて、給与計算の依頼先を探してみてください。

業務ごとに別々の人に依頼するよりも、まとめて同じ人に依頼した方が勝手も良いですし、親密な関係になれてアドバイスを多く受けられることが考えられます。

給与計算以外の業務

社労士

税理士

  • 雇用契約書や就業規則の作成
  • 社会保険等の手続き
  • 助成金申請
  • 経営コンサルティング
  • 決算
  • 年末調整
  • 税務調査の対応
  • 節税のアドバイス
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まとめ

給与計算のアウトソーシングは、主に社労士や税理士に依頼することができます。費用面は基本的に従業員数に応じてきますが、わざわざ担当者を採用するよりもコストを削減できることも多いです。

給与計算以外にも一緒に依頼できる業務も多くありますので、自社内だけでは対応が難しくなってきている場合には、ぜひアウトソーシングも有効に利用していってください。

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